Kennisbank

Waarom komt mijn mail in de spam?

Je stuurt een offerte en hoort niets terug. Later blijkt je mail in de spammap van de klant te staan. Dat is vervelend en kost je misschien een opdracht. Vaak ligt het niet aan wat je schrijft, maar aan een paar instellingen bij je domeinnaam. Het goede nieuws: die zijn meestal gemakkelijk goed te zetten.

Hoe beslist een ontvanger of mail spam is?

Elke mail die binnenkomt bij bijvoorbeeld Gmail of Outlook wordt eerst beoordeeld. De ontvangende mailserver stelt zich twee vragen. Komt deze mail echt van de afzender die erop staat? En lijkt de afzender betrouwbaar? Om de eerste vraag te beantwoorden, kijkt de server naar drie instellingen bij je domeinnaam: SPF, DKIM en DMARC. Die staan in de DNS, het adresboek van je domeinnaam waarin ook staat waar je website en je mail te vinden zijn. Voor de tweede vraag kijkt de server onder meer of je mailserver of je domeinnaam op een zwarte lijst staat.

Ontbreekt een van die instellingen, of staat er een fout in, dan kan de ontvanger niet controleren of jouw mail echt van jou komt. Dan is de kans groter dat je mail in de spam belandt of zelfs wordt geweigerd.

SPF: wie mag namens jou mailen?

SPF is een lijst met de mailservers die namens jouw domeinnaam mogen mailen. Mail je via Microsoft 365, maar verstuurt je webshop of je boekhoudpakket ook mail met jouw adres als afzender? Dan moeten die diensten allemaal in die lijst staan. Ontbreekt er één, dan lijkt mail van die dienst nep.

Er gaat vaak iets mis met SPF. Soms staan er twee SPF-regels in plaats van één; dan negeren ontvangers ze allebei. Soms verwijst de lijst naar zoveel andere diensten dat ontvangers hem afkeuren: er mogen hooguit tien zulke opzoekingen in zitten. En soms eindigt de lijst zo dat de hele wereld namens jou mag mailen, wat de lijst nutteloos maakt.

DKIM: een digitale handtekening

DKIM zet een digitale handtekening onder elke mail die je verstuurt. De ontvanger controleert die handtekening met een sleutel die bij je domeinnaam staat. Klopt de handtekening, dan weet de ontvanger dat de mail echt van jouw mailpartij komt en onderweg niet is veranderd. Bij Microsoft 365 en Google Workspace moet je DKIM vaak zelf aanzetten; het staat niet altijd vanzelf aan.

DMARC: wat gebeurt er met nepmail?

DMARC vertelt ontvangers wat ze moeten doen met mail die zich voordoet als jouw domein, maar niet door de controle van SPF of DKIM komt: gewoon afleveren, in de spam zetten of weigeren. Grote mailpartijen zoals Gmail en Yahoo vragen bedrijven die veel mail versturen inmiddels om DMARC. Zonder DMARC kunnen oplichters ook makkelijker mail sturen uit naam van je bedrijf. Lees hoe je het stap voor stap regelt in DMARC instellen.

Zwarte lijsten

Er bestaan openbare lijsten van mailservers en domeinnamen die spam versturen. Veel ontvangers kijken bij elke mail in die lijsten. Sta je erop, dan komt je mail slecht aan, ook als al je instellingen kloppen. Dat kan gebeuren als een computer of een e-mailaccount in je bedrijf is gehackt en spam verstuurt, maar ook als je de mailserver deelt met iemand anders die spam verstuurt. Je e-mailprovider of IT-partner kan uitzoeken waarom je erop staat en je eraf laten halen.

Andere oorzaken

Ook de mail zelf telt mee. Een mail met alleen een grote afbeelding, heel veel links of veel hoofdletters en uitroeptekens krijgt sneller het stempel spam. En stuur je ineens veel meer mail dan normaal, bijvoorbeeld een nieuwsbrief vanuit je gewone mailbox, dan kan dat ook verdacht lijken. Gebruik voor nieuwsbrieven liever een nieuwsbriefdienst, en zet die dienst dan wel in je SPF en DKIM.

Zo zoek je uit wat er bij jou speelt

Met de gratis check zie je in een paar minuten of SPF, DKIM en DMARC goed staan en of je mailserver of domeinnaam op een bekende zwarte lijst staat. Bij elke melding staat in gewone taal wat er mis is en naar wie je hem kunt sturen, meestal je e-mailprovider of IT-partner. Wil je weten hoe een echte mail van jou aankomt? Doe dan de e-mailtest: je stuurt één mail naar een testadres en ziet hoe een ontvangende mailserver hem beoordeelt, met de uitkomst van SPF, DKIM en DMARC, de zwarte lijsten en een spamscore.

Met een account controleren we dit elke dag. Wordt het slechter, dan krijg je een mail met wat er mis is en wie het kan oplossen. Is er net iets aan de instellingen van je domeinnaam veranderd, dan staat dat erbij als waarschijnlijke oorzaak. Lees ook welke bedrijfsgegevens op je website moeten.

Nog vragen? Bekijk de veelgestelde vragen of lees meer in de kennisbank.